Protection des données personnelles

La présente politique de protection des données personnelles décrit la manière dont le centre de formation ActivMedia collecte et traite les données à caractère personnel des visiteurs, prospects, clients, stagiaires et utilisateurs, ci-après désignés les « Utilisateurs », lors de leur navigation sur le site https://activmedia.fr, ci-après désigné le « Site », et dans le cadre des prestations de formation proposées par ActivMedia.

ActivMedia accorde une attention particulière à la protection des données personnelles. La présente politique peut être modifiée ou complétée afin de tenir compte des évolutions réglementaires, techniques ou organisationnelles. Les Utilisateurs sont invités à consulter régulièrement la version en vigueur sur le Site.

Quelles données personnelles sont collectées ?

Selon la nature de la demande, de la relation contractuelle ou de la prestation de formation, ActivMedia peut collecter les catégories de données suivantes :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• adresse postale ;
• numéro de téléphone ;
• informations relatives à la situation professionnelle ;
• informations relatives au projet de formation et au parcours professionnel ;
• informations nécessaires à l’étude et au suivi d’un financement ;
• informations relatives à l’employeur, à l’OPCO ou à un autre organisme financeur ;
• données de connexion et informations techniques relatives à l’utilisation du Site ;
• données administratives et pédagogiques liées à la formation ;
• résultats de positionnement, évaluations, attestations et certifications ;
• réponses aux enquêtes de satisfaction et de suivi professionnel.

ActivMedia veille à ne collecter que les données nécessaires aux finalités poursuivies.

Pour quelles finalités utilisons-nous les données ?

Les données personnelles peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

• répondre aux demandes de renseignements et de contact ;
• analyser les besoins et les projets de formation ;
• orienter les personnes vers une formation adaptée ;
• établir des devis, contrats, conventions et dossiers d’inscription ;
• organiser et assurer le suivi administratif, pédagogique et financier des formations ;
• gérer les demandes de financement auprès des organismes concernés ;
• gérer les accès aux espaces numériques et extranets ;
• assurer le positionnement, l’évaluation et le suivi des stagiaires ;
• organiser les examens et certifications ;
• réaliser des enquêtes de satisfaction et des suivis à l’issue des formations ;
• respecter les obligations légales, réglementaires, comptables et qualité applicables aux organismes de formation ;
• améliorer le fonctionnement, la sécurité et les performances du Site ;
• envoyer des informations ou communications commerciales lorsque la réglementation le permet ou lorsque le consentement de la personne a été recueilli.

Sur quelles bases juridiques reposent les traitements ?

Selon les situations, les traitements mis en œuvre par ActivMedia reposent sur l’une des bases juridiques suivantes :

• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• le respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
• l’intérêt légitime d’ActivMedia, notamment pour assurer le suivi des demandes, la sécurité du Site et l’amélioration de ses prestations ;
• le consentement de la personne concernée, notamment pour certaines communications commerciales et certains cookies.

Utilisation de Digiforma

ActivMedia utilise la plateforme Digiforma pour l’organisation des sessions de formation, la gestion administrative et pédagogique, le suivi des clients et des stagiaires, les bilans pédagogiques et financiers, les évaluations et les documents liés aux actions de formation.

Les données accessibles dans Digiforma sont traitées uniquement par les personnes habilitées et dans la limite de ce qui est nécessaire à la gestion des prestations de formation.

Pour toute question concernant les données traitées dans le cadre des prestations ActivMedia, les personnes concernées doivent en priorité contacter ActivMedia à l’adresse [email protected].

Utilisation d’outils d’intelligence artificielle

Dans le cadre de certaines formations, ActivMedia peut utiliser, présenter ou recommander des outils d’intelligence artificielle fournis par des prestataires tiers, notamment pour :

• réaliser des démonstrations ;
• effectuer des exercices ou des travaux pratiques ;
• générer ou améliorer des textes, images, sons, vidéos ou autres contenus ;
• analyser des documents ou des informations ;
• assister les stagiaires dans certaines activités pédagogiques.

Les stagiaires, formateurs et intervenants ne doivent pas transmettre dans ces outils de données personnelles, confidentielles, sensibles, stratégiques ou appartenant à un tiers, sauf lorsque cette transmission est nécessaire, autorisée et encadrée par des mesures de protection appropriées.

Lorsque les stagiaires utilisent leur propre compte auprès d’un fournisseur d’intelligence artificielle, le traitement de leurs données est également soumis aux conditions d’utilisation et à la politique de confidentialité de ce fournisseur.

Selon l’outil utilisé, certaines données peuvent être traitées ou hébergées en dehors de l’Union européenne. Les transferts éventuels sont encadrés conformément aux règles précisées dans la section relative aux transferts de données en dehors de l’Union européenne.

Pourquoi utilisons-nous des cookies ?

Un cookie est un petit fichier enregistré sur l’appareil de l’Utilisateur lors de la consultation d’un site internet. Les cookies peuvent notamment permettre le fonctionnement du Site, la mémorisation de certaines préférences, la mesure de l’audience ou l’intégration de services proposés par des tiers.

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du Site et à l’accès à ses fonctionnalités essentielles. Ils peuvent notamment être utilisés pour assurer la sécurité, maintenir une session ou mémoriser les choix nécessaires au fonctionnement du Site.

Ces cookies ne nécessitent pas le consentement de l’Utilisateur lorsqu’ils sont strictement nécessaires à la fourniture du service demandé.

Cookies analytiques

Sous réserve du consentement de l’Utilisateur lorsque celui-ci est requis, ActivMedia peut utiliser des cookies de mesure d’audience afin de connaître notamment :

• le nombre de visites ;
• le nombre de pages consultées ;
• les parcours de navigation ;
• les performances techniques du Site ;
• les principales sources de fréquentation.

Le refus des cookies analytiques n’empêche pas l’accès aux principales fonctionnalités du Site.

Cookies fonctionnels et contenus tiers

Certains cookies peuvent permettre de mémoriser des préférences ou d’afficher des contenus et services fournis par des tiers, par exemple des vidéos, cartes, formulaires ou boutons de partage.

Lorsque ces cookies ne sont pas strictement nécessaires, ils ne sont déposés qu’après le recueil du consentement de l’Utilisateur.

Gestion des préférences

L’Utilisateur peut accepter, refuser ou modifier ses préférences à tout moment au moyen de l’outil de gestion des cookies disponible sur le Site.

Il est également possible de configurer le navigateur afin de bloquer ou supprimer certains cookies. La désactivation des cookies strictement nécessaires peut toutefois empêcher le fonctionnement de certaines fonctionnalités essentielles.

Dans quelles situations collectons-nous des données ?

ActivMedia peut notamment collecter des données lorsque l’Utilisateur :

• navigue sur le Site ;
• remplit un formulaire de contact ;
• demande un devis ou des informations sur une formation ;
• dépose une candidature ou une demande d’inscription ;
• crée ou utilise un espace personnel ou un extranet ;
• participe à une formation, une évaluation ou une certification ;
• contacte le service administratif ou pédagogique ;
• répond à une enquête de satisfaction ou de suivi ;
• s’inscrit à une newsletter ou demande à recevoir des communications.

Les données sont-elles partagées avec des tiers ?

Les données personnelles collectées sont destinées aux personnes habilitées au sein d’ActivMedia.

Elles peuvent également être transmises, dans la limite de ce qui est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

• formateurs et intervenants habilités ;
• organismes financeurs ;
• certificateurs et centres d’examen ;
• prestataires techniques et sous-traitants ;
• prestataires de gestion administrative, pédagogique ou comptable ;
• prestataires d’hébergement, de visioconférence, de messagerie ou de stockage ;
• autorités administratives, judiciaires ou organismes de contrôle lorsque la loi l’exige.

ActivMedia ne vend ni ne loue les données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

Les prestataires auxquels ActivMedia fait appel sont tenus de traiter les données conformément aux instructions d’ActivMedia, aux finalités prévues et à la réglementation applicable.

Transferts de données en dehors de l’Union européenne

Certains prestataires techniques utilisés par ActivMedia peuvent traiter ou héberger des données personnelles en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis.

Lorsque le prestataire concerné bénéficie d’une décision d’adéquation reconnue par la Commission européenne, les transferts peuvent reposer sur cette décision.

Lorsque aucune décision d’adéquation n’est applicable, ActivMedia veille à ce que les transferts soient encadrés par des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées lorsque cela est nécessaire par des mesures techniques, contractuelles ou organisationnelles adaptées.

Les personnes concernées peuvent demander des informations complémentaires sur les garanties applicables en contactant ActivMedia à l’adresse [email protected].

Comment les données sont-elles protégées ?

ActivMedia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la sécurité des données personnelles.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la limitation des accès aux seules personnes habilitées ;
• la gestion des identifiants et des droits d’accès ;
• la sécurisation des espaces de stockage et des échanges ;
• la sauvegarde des données ;
• la mise à jour des outils et systèmes utilisés ;
• la sensibilisation des salariés et intervenants aux règles de confidentialité ;
• le recours à des prestataires professionnels présentant des garanties appropriées.

Les Utilisateurs doivent également protéger leurs identifiants et mots de passe, ne pas partager leurs accès et signaler à ActivMedia toute utilisation non autorisée de leur compte.

Quelle est la durée de conservation des données ?

Les données personnelles sont conservées pendant une durée proportionnée aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et aux obligations légales, réglementaires, contractuelles, comptables et qualité applicables à ActivMedia.

• Demandes de renseignements et données de prospects : pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact.
• Données relatives aux clients et stagiaires : pendant la durée de la relation contractuelle, puis pendant la durée nécessaire à la preuve de la prestation et au respect des obligations légales.
• Contrats, conventions, factures et documents comptables : pendant les durées légales applicables.
• Dossiers de financement : pendant les durées imposées par les organismes financeurs et la réglementation applicable.
• Données relatives aux certifications et examens : pendant les durées exigées par les certificateurs, les autorités compétentes et les règles applicables à la certification concernée.
• Données relatives aux parcours diplômants : pendant la durée nécessaire au suivi du parcours et au respect des obligations imposées par le RNCP, les certificateurs et les autorités de contrôle.
• Candidatures non retenues : pendant une durée maximale de deux ans après le dernier contact, sauf opposition de la personne concernée.
• Données utilisées à des fins de prospection : jusqu’au retrait du consentement ou pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact.
• Cookies : pendant la durée indiquée dans l’outil de gestion des cookies disponible sur le Site.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque leur conservation demeure légalement nécessaire.

Réseaux sociaux et services externes

Lorsque l’Utilisateur consulte les pages ActivMedia sur les réseaux sociaux ou utilise des fonctionnalités liées à ces plateformes, certaines données peuvent être collectées et échangées avec les opérateurs concernés.

Ces plateformes traitent certaines données pour leur propre compte conformément à leurs propres conditions d’utilisation et politiques de confidentialité. L’Utilisateur peut gérer ses préférences directement depuis les paramètres de chaque réseau social.

Quels sont vos droits ?

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent disposer des droits suivants :

• droit d’accès aux données personnelles les concernant ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement, lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition, lorsque celui-ci est applicable ;
• droit de retirer un consentement à tout moment ;
• droit à la portabilité des données, lorsque celui-ci est applicable ;
• droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès, dans les conditions prévues par la réglementation.

Ces droits peuvent être exercés :

• par email à l’adresse [email protected] ;
• par courrier à l’adresse suivante : ActivMedia, 7 rue Henry de Cessole, 06100 Nice.

ActivMedia répond aux demandes dans un délai maximal d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par la réglementation lorsque la demande est complexe ou que plusieurs demandes ont été reçues.

Un justificatif d’identité pourra être demandé uniquement en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Les personnes concernées peuvent également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, la CNIL.

Comment nous contacter ?

Pour toute question, réclamation ou demande relative à la présente politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter ActivMedia :

• par email : [email protected] ;
• par courrier : ActivMedia, 7 rue Henry de Cessole, 06100 Nice.