Formation à Nice
IA POUR LES ADMINISTRATIFS gagnez du temps dans votre gestion quotidienne
Outils IA
Débutant
14h / 2 jours
Présentiel - Visio
100% direct
Attestation
Tarifs
- Non programmé en inter
-
Intra ou individuel : sur devis INTRA ou INDIVIDUEL
- Programme catalogue ou personnalisé
- Planning adapté
- Formateur exclusif
- Tarif dégressif
Ce que j'apprendrai en suivant cette formation
Créez des modèles IA simples et réutilisables pour alléger vos mails, synthèses, comptes rendus, procédures internes et autres tâches de bureau, tout en gardant la main sur la qualité et la confidentialité des informations traitées.
Vous souhaitez simplifier vos tâches de bureau avec l’IA ? Cette formation IA administrative est accessible à Nice ou à distance 100 % direct. Financements possibles selon votre situation : entreprise, OPCO …
Pourquoi utiliser l’IA dans les métiers administratifs ?
- Les professionnels administratifs doivent traiter chaque jour de nombreux messages, documents, relances, comptes rendus, tableaux de suivi et informations dispersées. L’intelligence artificielle peut vous aider à simplifier ces tâches de bureau, à mieux organiser l’information et à produire plus rapidement des documents clairs et professionnels.
- Cette formation vous apprend à utiliser l’IA de manière concrète et immédiatement utile.
- Vous découvrirez comment rédiger de bonnes consignes, créer des modèles réutilisables et obtenir des résultats plus adaptés à vos besoins réels.
- L’objectif est de vous faire gagner du temps sur vos tâches répétitives sans perdre en rigueur ni en qualité.
- La formation intègre également les bonnes pratiques liées à la confidentialité, à la protection des données, au RGPD, au cadre européen de l’IA et à la validation humaine. Vous saurez quoi demander à l’IA, comment sécuriser vos usages et comment vérifier les résultats avant toute diffusion dans un cadre professionnel.
Le détail du programme
À l’issue de la formation vous saurez …
- Identifier les tâches administratives pouvant être assistées par l’IA afin de prioriser les usages réellement utiles au quotidien.
- Rédiger des consignes efficaces afin d’obtenir des mails, synthèses, comptes rendus et documents plus fiables.
- Créer des modèles réutilisables afin de gagner du temps sur les tâches administratives répétitives.
- Utiliser l’IA dans un cadre professionnel sécurisé afin de protéger les données personnelles, confidentielles ou sensibles.
- Vérifier, corriger et adapter les contenus générés afin de conserver une validation humaine professionnelle.
Le contenu de votre formation :
Comprendre les usages de l’IA dans les métiers administratifs
- Découvrir les usages utiles au quotidien
- Comprendre ce que l’IA peut apporter dans un contexte administratif.
- Identifier les tâches répétitives ou chronophages pouvant être assistées.
- Distinguer génération de contenu, assistance et automatisation.
- Repérer les limites et points de vigilance liés à l’IA.
- Prioriser les besoins de son poste
- Analyser les usages liés aux mails, comptes rendus, synthèses et documents récurrents.
- Choisir les cas d’usage les plus utiles selon son organisation.
- Éviter les usages inadaptés ou trop sensibles.
Rédiger des consignes efficaces pour mieux exploiter l’IA
- Construire une consigne claire et exploitable
- Préciser le contexte, l’objectif, le destinataire et le format attendu.
- Demander un ton adapté et un niveau de détail cohérent.
- Transformer une demande vague en consigne efficace.
- Comparer plusieurs versions pour améliorer le résultat.
- Créer des modèles réutilisables
- Préparer des consignes types pour les mails professionnels.
- Structurer des demandes pour les synthèses, reformulations et comptes rendus.
- Créer des bases de travail prêtes à l’emploi pour les tâches récurrentes.
Produire plus rapidement ses documents de bureau
- Rédiger et reformuler des écrits professionnels
- Créer un mail clair, poli et adapté au destinataire.
- Reformuler un message trop long, trop sec ou imprécis.
- Adapter le ton selon la situation professionnelle.
- Corriger les répétitions, les formulations floues et les incohérences.
- Structurer des supports administratifs
- Transformer des notes brutes en document clair.
- Créer une procédure interne simple.
- Préparer une checklist de suivi.
- Rédiger des réponses types pour les demandes fréquentes.
Synthétiser, classer et exploiter l’information
- Produire des synthèses utiles
- Résumer un document long ou un échange sans perdre l’essentiel.
- Extraire les décisions, actions à mener, dates et points de vigilance.
- Créer des comptes rendus lisibles et exploitables.
- Adapter la synthèse à un responsable, une équipe ou un usager.
- Organiser les informations pour le suivi
- Transformer un échange en liste d’actions.
- Préparer un tableau de suivi simple.
- Structurer une fiche récapitulative ou une note interne.
Sécuriser ses usages : confidentialité, données et validation humaine
- Protéger les données professionnelles
- Identifier les données personnelles, confidentielles, sensibles ou stratégiques.
- Comprendre les risques liés à l’utilisation d’outils tiers.
- Anonymiser ou neutraliser les informations avant utilisation.
- Appliquer des règles simples de confidentialité dans un cadre administratif.
- Utiliser l’IA avec méthode
- Vérifier systématiquement les contenus générés avant diffusion.
- Repérer les erreurs, approximations ou informations inventées.
- Conserver une validation humaine sur les contenus sensibles.
- Comprendre les points de vigilance liés au RGPD et au cadre européen de l’IA.
Créer sa boîte à outils IA pour le bureau
- Construire des modèles prêts à l’emploi
- Créer une bibliothèque de consignes adaptées à ses tâches de bureau.
- Classer ses modèles par usage : mail, synthèse, compte rendu, procédure, checklist.
- Préparer des supports directement réutilisables après la formation.
- Mettre en place une méthode de travail simple
- Définir un processus pour demander, vérifier, corriger et réutiliser les réponses générées.
- Créer une grille de vigilance sur les données à ne pas transmettre.
- Formaliser une organisation personnelle d’usage de l’IA adaptée à son poste.
Notre pédagogie Pourquoi s'inscrire chez ActivMedia?
- Une formation ancrée dans les tâches de bureau réelles : vous travaillez sur des usages concrets comme les mails, synthèses, comptes rendus, relances et documents récurrents.
- Des modèles directement réutilisables : vous repartez avec une boîte à outils IA adaptée à vos besoins administratifs quotidiens.
- Une formation en individuel ou en mini groupe : le format favorise les échanges, les démonstrations en direct et l’accompagnement sur vos cas pratiques.
- Un cadre d’usage professionnel sécurisé : la formation intègre les bonnes pratiques liées à la confidentialité, aux données sensibles, au RGPD et à la validation humaine.
Les points forts
de notre méthode d'apprentissage
Visio ou présentiel
Pas de cours en vidéo pré-fabriquée.
Vous échangerez en temps réel avec des formateurs spécialisés
Théorie et pratique
Nos formateurs vous accompagnent pour acquérir des compétences opérationnelles solides
Programme à jour
Le digital évolue régulièrement, nos cours aussi. Nous restons en veille pour proposer un contenu actualisé
Mini groupes ou individuel
Pas de classe surchargée.
Nous limitons nos sessions à une dizaine de personnes environ
Ordinateurs Mac en présentiel, espace lounge pour un break, profitez de parfaites conditions d’apprentissage
Supports de cours, outils en ligne, ressources externes, slides, fiches synthétiques, ...
Grâce à nos agréments bénéficiez de formations financées
Vous avez la possibilité de couvrir jusqu’à 100 % vos frais de formation.
Bénéficiez de conseils personnalisés sur les solutions de financement.
La FAQ de la formation
A qui s'adresse cette formation ?
- Assistants administratifs, secrétaires, assistants de direction, gestionnaires et personnels de support.
- Professionnels amenés à rédiger, reformuler, structurer ou synthétiser régulièrement de l’information.
- Salariés de TPE, PME, associations, collectivités ou organismes de formation souhaitant gagner du temps sur leurs tâches administratives.
- Professionnels souhaitant mieux organiser leurs mails, comptes rendus, procédures, relances et documents récurrents.
Quels sont les prérequis ?
- Être à l’aise avec les usages bureautiques courants : rédaction de mails, consultation de documents, navigation web.
- Savoir utiliser un ordinateur dans un contexte professionnel.
- Avoir des besoins concrets liés à la rédaction, à l’organisation ou au traitement de documents administratifs.
À noter : vous avez un doute sur votre niveau ? Contactez-nous pour évaluer vos besoins.
A noter : Vous n’avez pas le niveau suffisant ?
Contactez-nous pour évaluer vos besoins.
La formation est-elle certifiante ?
- Formation non certifiante.
- Un bilan ActivMedia précisant les compétences validées est remise en fin de formation.
Comment suis-je évalué ?
- Entrée en formation : questionnaire de positionnement et test de compétences
- En cours de formation : réalisation de travaux pratiques scorés
- Fin de formation : évaluation continue basée sur les exercices pratiques et les objectifs fixés
- Bilan post-formation : rapport sur l’évaluation en cours de formation et atteinte des objectifs
De quelles aides financières puis-je bénéficier ?
Prise en charge totale ou partielle de la formation selon la provenance de votre financement :
- Salariés
- Entreprises : Plan de développement des compétences, plan de reclassement, FNE, …
- CPF sous conditions (nous consulter)
Quels sont les horaires ?
- Du lundi au vendredi, hors jours fériés
- De 9h à 12h et de 13h à 17h
Où se déroule la formation ?
- Ecole : 7 rue Henry de Cessole 06100 Nice.
- En présentiel près de chez vous régions, nous consulter
- En distanciel par visioconférence
Quel est le délais pour mon inscription ?
- Inscription : validée après accord de prise en charge
- Délais d’accès : 1 à 4 mois selon financeur
Qui sont les profs ?
- Nos experts formateurs ont une solide expérience professionnelle, mise en œuvre dans le développement des technologies informatiques / Internet et dans leur application chaque jour en entreprise.
- Tous possèdent un agrément formateur auprès des services de “La DREETS”.
Je suis en situation de handicap, est-ce possible ?
- Etude de faisabilité avec un responsable handicap
(Voir rubrique accessibilité handicap) - Locaux aux normes PMR
Quelles sont les étapes pour l'inscription ?
Entrée en formation :
- Questionnaire de positionnement et tests de compétences
- Validation de votre dossier d’inscription
- Mobilisation de votre financement
Les avis étudiants
Ce que pensent nos apprenants
Notes globales sur les parcours de formation. Avis candidats : sources internes + CPF - Sources internes : 2023-2024
Accueil
98%
Formation
96%
Contenu
95%
Equipe
96%
Moyens
97%
Accompagnement
95%