Formation à Nice IA POUR LES ADMINISTRATIFS Gagnez du temps dans votre gestion quotidienne
Débutant
21 h / 3 jours
Présentiel - Visio
100% direct
Attestation
Tarifs
-
Intra, inter, individuel : sur devis INTER
- Programme catalogue
- Planning ActivMedia
- Mini groupe
INTRA ou INDIVIDUEL- Programme catalogue ou personnalisé
- Planning adapté
- Formateur exclusif
- Tarif dégressif
Créez des modèles IA simples et réutilisables pour alléger vos mails, synthèses, comptes rendus, procédures internes et autres tâches de bureau, tout en gardant la main sur la qualité et la confidentialité des informations traitées.
Vous souhaitez simplifier vos tâches de bureau avec l’IA ? Cette formation IA administrative est accessible à Nice ou à distance 100 % direct. Financements possibles selon votre situation : entreprise, OPCO …
Le détail du programme
À l’issue de la formation vous saurez …
- Identifier les possibilités et les limites des assistants IA afin de sélectionner les usages adaptés à vos activités administratives.
- Utiliser Microsoft Copilot et/ou Google Gemini et formuler des consignes efficaces pour obtenir des résultats adaptés à votre environnement professionnel.
- Traiter les communications et produire des documents avec l’IA afin de faciliter les opérations administratives courantes.
- Exploiter les réunions et les tableaux de données avec l’IA pour organiser les dossiers, les actions et les échéances.
- Construire et réutiliser des méthodes de travail assistées par IA afin d’améliorer votre efficacité tout en protégeant les informations professionnelles et en vérifiant les résultats.
Le contenu de votre formation :
DÉCOUVRIR L'IA DANS LES MÉTIERS ADMINISTRATIFS
- Comprendre les possibilités de l’IA générative
- Découvrir le fonctionnement général des assistants IA et leurs principales capacités.
- Identifier les applications professionnelles : rédaction, synthèse, analyse documentaire, recherche d’informations et organisation.
- Distinguer l’assistance IA des fonctionnalités automatisées.
- Repérer les tâches administratives pouvant bénéficier de l’IA.
- Identifier les limites : erreurs, hallucinations, biais et informations manquantes.
- Déterminer les situations nécessitant une intervention ou une validation humaine.
- Découvrir les assistants IA et leurs environnements professionnels
- Prendre en main Microsoft 365 Copilot et/ou Google Gemini.
- Comprendre les différences entre les assistants et leurs environnements de travail.
- Identifier les fonctionnalités IA disponibles dans Word, Excel, Outlook et Teams et/ou Gmail, Docs, Sheets et Meet.
- Repérer les usages adaptés à chaque outil : correspondances, documents, tableaux et réunions.
- Identifier les possibilités et les limites liées aux licences et aux autorisations de l’entreprise.
- Configurer son environnement professionnel
- Accéder aux interfaces et aux paramètres des assistants IA utilisés.
- Découvrir les préférences et options de personnalisation disponibles.
- Organiser ses conversations et ses documents de travail.
- Identifier les fonctionnalités de recherche dans les informations et fichiers autorisés.
- Comprendre les différences de fonctionnement et d’accès aux données entre les environnements.
- Vérifier les paramètres de confidentialité et les droits d’accès.
- Sécuriser les informations professionnelles
- Distinguer les données publiques, internes, confidentielles et personnelles.
- Identifier les risques liés aux documents clients, informations RH et données financières.
- Comprendre les précautions relatives au RGPD et les principaux enjeux de l’AI Act.
- Vérifier les autorisations avant de partager des informations avec un assistant IA.
- Identifier les précautions nécessaires lors du transfert d’informations entre différents environnements.
- Respecter les règles internes de sécurité et de validation des contenus.
FORMULER DES CONSIGNES EFFICACES AVEC L'IA
- Structurer une demande professionnelle
- Définir le contexte, la tâche et le résultat attendu.
- Préciser les informations disponibles et les contraintes.
- Adapter les consignes au destinataire et au niveau de détail souhaité.
- Demander un format de réponse : texte, liste, tableau ou plan.
- Fournir des exemples pour orienter les résultats.
- Adapter la formulation d’une consigne à l’assistant IA utilisé.
- Améliorer les réponses par le dialogue
- Reformuler une demande pour obtenir une réponse plus adaptée.
- Apporter progressivement des informations complémentaires.
- Demander des corrections ou des variantes.
- Décomposer une tâche en étapes simples.
- Faire identifier les informations manquantes plutôt que de les supposer.
- Vérifier les résultats produits à partir des sources disponibles.
- Créer des consignes réutilisables
- Identifier les besoins administratifs récurrents.
- Construire des modèles de prompts adaptés aux tâches professionnelles.
- Utiliser des variables pour personnaliser les consignes.
- Préparer des modèles exploitables avec Copilot et/ou Gemini.
- Organiser les modèles par activité ou type de document.
- Vérifier les résultats avant leur réutilisation.
TRAITER LES COURRIELS ET LES COMMUNICATIONS PROFESSIONNELLES AVEC L'IA
- Analyser les échanges électroniques
- Prendre en main les fonctionnalités d’assistance IA disponibles dans Outlook et/ou Gmail.
- Utiliser l’assistant pour résumer un échange comportant plusieurs messages.
- Identifier les demandes, décisions et échéances.
- Repérer les informations importantes et les éléments secondaires.
- Rechercher des informations dans les échanges accessibles.
- Distinguer les faits confirmés des informations nécessitant une vérification.
- Identifier les sollicitations nécessitant une réponse ou une validation.
- Rédiger et améliorer les communications
- Préparer un projet de réponse à partir d’un message ou de notes.
- Utiliser les fonctionnalités IA disponibles pour assister la rédaction.
- Adapter le ton au destinataire et à la situation.
- Reformuler un message pour améliorer sa clarté.
- Rédiger des demandes de précisions et des relances.
- Préparer des modèles de réponses pour les situations récurrentes.
- Vérifier les informations et les engagements avant tout envoi.
- Organiser le traitement des demandes
- Extraire les actions à effectuer à partir de plusieurs messages.
- Classer les demandes selon leur urgence et leur importance.
- Préparer une liste des réponses et validations en attente.
- Exploiter les possibilités de recherche et de synthèse des échanges avec l’IA.
- Structurer les informations nécessaires à un suivi administratif.
- Conserver une validation humaine avant l’envoi des communications.
- Travaux Dirigés 1/4 — Optimiser les communications administratives avec l’IA
- À partir de plusieurs échanges fictifs de clients et fournisseurs, utiliser Copilot dans Outlook et/ou Gemini dans Gmail pour analyser les demandes, identifier les informations manquantes et préparer des réponses adaptées.
- Vérifier les contenus et organiser les actions et relances à effectuer avant leur utilisation professionnelle.
ANALYSER ET PRODUIRE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AVEC L'IA
- Exploiter les documents professionnels
- Utiliser les fonctionnalités IA disponibles dans Word et/ou Google Docs.
- Analyser un document et en identifier les informations essentielles.
- Rechercher des dates, références, montants et conditions particulières.
- Comparer plusieurs documents accessibles dans l’environnement autorisé.
- Repérer les contradictions, les omissions et les informations manquantes.
- Vérifier les réponses à partir des documents sources.
- Produire et améliorer des documents
- Transformer des notes en courrier ou document administratif structuré.
- Préparer des notes internes, procédures et fiches récapitulatives.
- Utiliser l’assistant IA pour rédiger, reformuler et améliorer des contenus.
- Adapter un texte aux consignes et aux destinataires.
- Réorganiser les informations en sections, listes ou tableaux.
- Contrôler les contenus avant leur utilisation professionnelle.
- Exploiter les informations de plusieurs fichiers
- Identifier les documents nécessaires au traitement d’un dossier.
- Rechercher les informations communes et complémentaires.
- Préparer une synthèse administrative avec l’IA.
- Repérer les pièces ou renseignements manquants.
- Organiser les informations nécessaires au suivi du dossier.
- Vérifier les données sensibles avant toute réutilisation.
- Travaux Dirigés 2/4 — Analyser et préparer un dossier administratif avec l’IA
- Analyser plusieurs documents d’un dossier fictif avec Copilot et/ou Gemini afin d’extraire les informations essentielles, de repérer les incohérences et de produire une synthèse vérifiée.
- Préparer un courrier ou une procédure administrative dans Word et/ou Google Docs à partir des informations validées.
EXPLOITER LES RÉUNIONS ET LES TRANSCRIPTIONS AVEC L'IA
- Préparer et organiser une réunion
- Structurer un ordre du jour à partir des sujets à traiter.
- Préparer les points de discussion et les documents nécessaires.
- Identifier les informations attendues et les décisions à prendre.
- Découvrir les fonctionnalités de réunion, d’enregistrement et de transcription disponibles dans Microsoft Teams et/ou Google Meet.
- Comprendre les possibilités d’assistance IA pendant et après une réunion, selon les licences et paramètres disponibles.
- Enregistrer et transcrire une réunion
- Organiser une réunion professionnelle dans Teams et/ou Meet.
- Identifier les précautions liées à l’information des participants, aux autorisations d’enregistrement et à la confidentialité.
- Activer la transcription lorsque les droits, licences et paramètres de l’organisation le permettent.
- Distinguer l’enregistrement audiovisuel de la transcription textuelle.
- Accéder à la transcription disponible après la réunion.
- Identifier les interventions et les différents interlocuteurs lorsque les informations sont disponibles.
- Relire et corriger les erreurs de transcription.
- Produire un compte rendu avec l’IA
- Exploiter une transcription pour préparer un compte rendu structuré.
- Distinguer les sujets abordés, les propositions et les décisions effectivement prises.
- Extraire les actions, les responsables et les échéances mentionnés.
- Identifier les informations manquantes ou non confirmées.
- Adapter le compte rendu aux destinataires.
- Vérifier les informations à partir de la transcription ou de l’enregistrement source.
- Organiser le suivi de la réunion
- Transformer les décisions validées en liste d’actions.
- Préparer un tableau de suivi.
- Identifier les échéances et les relances nécessaires.
- Produire une synthèse à destination des collaborateurs.
- Préparer des projets de messages de suivi.
- Organiser les informations utiles à la prochaine réunion.
- Travaux Dirigés 3/4 — Transcrire et exploiter une réunion professionnelle
- À partir d’une réunion fictive et de sa transcription réalisée dans Teams et/ou Meet, utiliser l’assistant IA disponible pour produire un compte rendu structuré. Identifier les décisions, responsables et échéances, vérifier les informations et organiser les actions à suivre.
ANALYSER LES TABLEAUX ET ORGANISER LES SUIVIS ADMINISTRATIFS AVEC L'IA
- Exploiter les données administratives
- Identifier les informations utiles dans un tableau de suivi existant.
- Découvrir les fonctionnalités IA disponibles dans Microsoft Excel et/ou Google Sheets.
- Formuler des demandes pour rechercher, classer ou comparer des données.
- Identifier les valeurs manquantes, les doublons et les incohérences.
- Produire des synthèses à partir de tableaux structurés.
- Vérifier les calculs, les résultats et les interprétations.
- Préparer des tableaux de suivi
- Transformer une liste d’informations en tableau structuré.
- Organiser les données par dossier, responsable, statut ou échéance.
- Préparer des listes d’actions et des suivis d’activité.
- Identifier les tâches en attente et les échéances dépassées.
- Adapter les informations pour leur exploitation dans Excel et/ou Google Sheets.
- Contrôler les résultats avant leur intégration aux fichiers professionnels.
- Faciliter le suivi des activités administratives
- Exploiter les informations issues des communications électroniques, des documents et des comptes rendus de réunion.
- Regrouper les actions dans une présentation cohérente.
- Préparer des synthèses d’avancement.
- Identifier les priorités selon les critères de l’entreprise.
- Produire des projets de relance à partir des éléments vérifiés.
- Mettre à jour les informations de suivi avec validation humaine.
STRUCTURER DES MÉTHODES ADMINISTRATIVES RÉUTILISABLES AVEC L'IA
- Identifier les tâches récurrentes
- Repérer les traitements administratifs réguliers pouvant bénéficier de l’IA.
- Identifier les opérations répétitives de rédaction, de synthèse et d’organisation.
- Décomposer une activité en étapes successives.
- Déterminer les informations nécessaires à chaque étape.
- Choisir l’assistant IA adapté selon l’application et la tâche.
- Identifier les contrôles et les validations indispensables.
- Construire une méthode de travail assistée par IA
- Préparer des consignes adaptées à chaque étape d’un traitement.
- Utiliser Copilot et/ou Gemini pour analyser et préparer les communications.
- Exploiter l’IA pour analyser les documents, traiter les réunions et organiser les données.
- Organiser la transmission des informations vérifiées entre les différentes étapes et applications.
- Définir des formats de restitution constants.
- Prévoir les situations comportant des informations manquantes.
- Distinguer une méthode manuelle assistée par IA d’une automatisation et d’une interconnexion technique entre les logiciels.
- Maintenir une supervision humaine sur les opérations sensibles.
- Constituer une bibliothèque de consignes
- Organiser les prompts par outil et par type d’activité administrative.
- Préparer des modèles pour les courriels, les documents, les comptes rendus et les tableaux de suivi.
- Adapter les consignes à différents contextes professionnels.
- Conserver les exemples et méthodes efficaces.
- Identifier les possibilités de personnalisation et de réutilisation propres à chaque assistant.
- Sécuriser et vérifier les productions
- Contrôler les données personnelles et confidentielles avant leur traitement.
- Vérifier les autorisations d’accès aux fichiers et aux communications professionnelles.
- Identifier les précautions nécessaires au partage et au transfert d’informations entre les environnements Microsoft et Google.
- Distinguer les fonctionnalités réellement intégrées des opérations nécessitant un transfert manuel d’informations.
- Identifier les erreurs, informations inventées et résultats incomplets.
- Vérifier les décisions, montants, dates et responsabilités.
- Prévoir une validation humaine avant tout envoi ou modification sensible.
- Respecter les procédures internes de l’entreprise.
- Travaux Dirigés 4/4 — Organiser un traitement administratif complet avec l’IA
- À partir d’un dossier fictif comprenant des échanges électroniques, des documents, une transcription de réunion et des données de suivi, utiliser Copilot et/ou Gemini dans l’environnement bureautique retenu pour traiter les informations et préparer les documents nécessaires.
- Structurer une méthode réutilisable, vérifier les résultats et identifier les étapes nécessitant une validation humaine.
Notre pédagogie Pourquoi s'inscrire chez ActivMedia?
Les points forts
de notre méthode d'apprentissage
Visio ou présentiel
Pas de cours en vidéo pré-fabriquée.
Vous échangerez en temps réel avec des formateurs spécialisés
Théorie et pratique
Nos formateurs vous accompagnent pour acquérir des compétences opérationnelles solides
Programme à jour
Le digital évolue régulièrement, nos cours aussi. Nous restons en veille pour proposer un contenu actualisé
Mini groupes ou individuel
Pas de classe surchargée.
Nous limitons nos sessions à une dizaine de personnes environ
Ordinateurs Mac en présentiel, espace lounge pour un break, profitez de parfaites conditions d’apprentissage
Supports de cours, outils en ligne, ressources externes, slides, fiches synthétiques, ...
Grâce à nos agréments bénéficiez de formations financées
Vous avez la possibilité de couvrir jusqu’à 100 % vos frais de formation.
Bénéficiez de conseils personnalisés sur les solutions de financement.
La FAQ de la formation
A qui s'adresse cette formation ?
- Secrétaires et assistants administratifs souhaitant intégrer l’intelligence artificielle dans leurs tâches quotidiennes.
- Assistants de direction et assistants polyvalents souhaitant améliorer leur organisation et leur efficacité.
- Gestionnaires administratifs chargés du traitement et du suivi des dossiers.
- Personnels assurant la coordination, la communication interne et le suivi des activités.
- Professionnels des fonctions support souhaitant exploiter l’IA dans leur environnement de travail habituel.
Quels sont les prérequis ?
Maîtriser les fonctions courantes d’un ordinateur et la navigation sur Internet :
- Créer, enregistrer et organiser des fichiers et des dossiers.
- Rechercher des informations en ligne et utiliser une messagerie électronique.
Utiliser les outils bureautiques courants :
- Rédiger et mettre en forme des documents professionnels.
- Consulter et modifier les données d’un tableau simple.
Connaître les activités administratives courantes :
- Avoir une expérience du traitement de courriels, de documents et du suivi de dossiers professionnels.
Comptes IA et logiciels :
- Disposer d’un environnement Microsoft 365 avec Copilot et/ou Google Workspace avec Gemini, selon les applications utilisées pendant la formation.
- Bénéficier des licences et autorisations donnant accès aux fonctionnalités IA nécessaires aux exercices.
À noter : vous avez un doute sur votre niveau ? Contactez-nous pour évaluer vos besoins.
La formation est-elle certifiante ?
- Formation non certifiante.
- Un bilan ActivMedia précisant les compétences validées est remise en fin de formation.
Comment suis-je évalué ?
- Entrée en formation : questionnaire de positionnement et test de compétences
- En cours de formation : réalisation de travaux pratiques scorés
- Fin de formation : évaluation continue basée sur les exercices pratiques et les objectifs fixés
- Bilan post-formation : rapport sur l’évaluation en cours de formation et atteinte des objectifs
De quelles aides financières puis-je bénéficier ?
Prise en charge totale ou partielle de la formation selon la provenance de votre financement :
- Salariés
- Entreprises : Plan de développement des compétences, plan de reclassement, FNE, …
- CPF sous conditions (nous consulter)
Quels sont les horaires ?
- Du lundi au vendredi, hors jours fériés
- De 9h à 12h et de 13h à 17h
Où se déroule la formation ?
- Ecole : 7 rue Henry de Cessole 06100 Nice.
- En présentiel près de chez vous régions, nous consulter
- En distanciel par visioconférence
Quel est le délais pour mon inscription ?
- Inscription : validée après accord de prise en charge
- Délais d’accès : 1 à 4 mois selon financeur
Qui sont les profs ?
- Nos experts formateurs ont une solide expérience professionnelle, mise en œuvre dans le développement des technologies informatiques / Internet et dans leur application chaque jour en entreprise.
- Tous possèdent un agrément formateur auprès des services de “La DREETS”.
Je suis en situation de handicap, est-ce possible ?
- Etude de faisabilité avec un responsable handicap
(Voir rubrique accessibilité handicap) - Locaux aux normes PMR
Quelles sont les étapes pour l'inscription ?
Entrée en formation :
- Questionnaire de positionnement et tests de compétences
- Validation de votre dossier d’inscription
- Mobilisation de votre financement
Si j'utilise l’IA pendant la formation ?
- Selon le programme, cette formation peut nécessiter l’utilisation d’un ou plusieurs outils d’intelligence artificielle.
- Aucune donnée personnelle, confidentielle, sensible ou stratégique ne doit être saisie dans ces outils.
- Les contenus générés doivent toujours être vérifiés, corrigés et adaptés avant toute utilisation.
Ce que pensent nos apprenants
Notes globales sur les parcours de formation. Avis candidats : sources internes + CPF - Sources internes : 2023-2024
Accueil
98%
Formation
96%
Contenu
95%
Equipe
96%
Moyens
97%
Accompagnement
95%
