Formation Performance et productivité avec IA

• Passer d’un usage ponctuel à un environnement IA structuré
  • Distinguer conversation, assistant spécialisé, espace de travail, workflow et routine.
  • Comprendre l’intérêt de capitaliser sur des instructions, ressources et méthodes réutilisables.
  • Identifier comment ces différents usages peuvent s’articuler dans une activité professionnelle.

• Identifier les tâches pertinentes à assister
  • Repérer les tâches répétitives, documentaires, informationnelles ou préparatoires pouvant bénéficier de l’IA.
  • Évaluer leur fréquence, leur complexité et le résultat attendu.
  • Prioriser les usages présentant un intérêt concret pour son activité.
  • Identifier les tâches nécessitant une expertise, une décision ou une validation humaine.

• Choisir une organisation adaptée à son besoin
  • Déterminer lorsqu’un simple échange avec l’IA suffit.
  • Identifier les besoins nécessitant un assistant spécialisé, un workflow ou une routine.
  • Choisir les fonctionnalités adaptées au niveau d’autonomie recherché.
  • Éviter de multiplier les outils lorsque les fonctionnalités existantes répondent déjà au besoin.

• Définir le rôle et les missions de l’assistant
  • Choisir un besoin professionnel précis à traiter.
  • Définir le rôle, le périmètre et les missions confiées à l’assistant.
  • Préciser les situations dans lesquelles il doit être utilisé.
  • Déterminer les résultats et formats de réponse attendus.
  • Identifier les actions et décisions qui doivent rester sous contrôle humain.

• Structurer ses instructions
  • Rédiger des consignes permanentes claires et exploitables.
  • Définir les règles de fonctionnement, contraintes et limites de l’assistant.
  • Préciser le niveau de détail, le ton et la structure des réponses.
  • Définir le comportement attendu lorsque les informations sont incomplètes ou incertaines.
  • Prévoir les situations dans lesquelles l’assistant doit demander des précisions plutôt que produire une réponse non vérifiée.

• Organiser les ressources métier
  • Identifier les documents, procédures, méthodes et informations réellement utiles.
  • Structurer les ressources afin de faciliter leur exploitation.
  • Constituer une base de connaissances cohérente avec le périmètre de l’assistant.
  • Identifier et écarter les données personnelles, confidentielles ou sensibles dont la transmission n’est pas autorisée.
  • Vérifier les possibilités d’accès aux ressources selon les fonctionnalités et les autorisations disponibles.

• Tester et améliorer son fonctionnement
  • Tester l’assistant sur plusieurs situations professionnelles représentatives.
  • Comparer les réponses obtenues aux résultats attendus.
  • Repérer les réponses incomplètes, imprécises, incohérentes ou inventées.
  • Tester son comportement face à des informations absentes, ambiguës ou contradictoires.
  • Vérifier le respect des instructions, des limites et des ressources autorisées.
  • Ajuster les instructions, règles et ressources en fonction des résultats.

• Transformer une tâche en processus structuré
  • Identifier une tâche répétitive ou chronophage pouvant être organisée en plusieurs étapes.
  • Définir les informations disponibles au démarrage et le résultat final attendu.
  • Décomposer la tâche en opérations successives.
  • Déterminer l’ordre logique des traitements.

• Organiser les différentes étapes du workflow
  • Définir les informations nécessaires à chaque étape.
  • Préciser ce que chaque traitement doit produire pour alimenter le suivant.
  • Structurer les consignes et les formats de restitution.
  • Organiser la circulation des informations d’une étape vers la suivante.
  • Définir les conditions permettant de passer à l’étape suivante.
  • Prévoir le traitement des informations manquantes ou des résultats incorrects.

• Adapter le workflow aux situations professionnelles
  • Transformer des notes de réunion en synthèse, décisions, actions et échéances.
  • Structurer une qualification commerciale puis préparer message, relance et rendez-vous.
  • Transformer des données en analyse, recommandations et plan d’action.
  • Analyser des retours clients afin d’identifier les tendances et les actions correctives.
  • Extraire et synthétiser les informations utiles à partir de plusieurs documents.
  • Adapter les étapes et les consignes aux contraintes du processus métier sélectionné.

• Contrôler et fiabiliser le processus
  • Repérer les erreurs, incohérences et informations manquantes.
  • Intégrer des points de contrôle aux étapes sensibles.
  • Déterminer les étapes nécessitant une validation ou une décision humaine.
  • Tester le workflow sur plusieurs cas afin d’en améliorer la reproductibilité.
  • Corriger les étapes présentant des résultats incohérents ou incomplets.
  • Identifier les possibilités et les limites d’une automatisation selon l’environnement utilisé.

• Identifier les tâches adaptées aux routines
  • Repérer les activités réalisées quotidiennement, chaque semaine ou à intervalles réguliers.
  • Identifier celles pouvant être préparées ou assistées de manière récurrente par l’IA.
  • Déterminer le résultat attendu à chaque exécution.
  • Identifier les informations et ressources nécessaires.
  • Distinguer les tâches nécessitant une intervention humaine de celles pouvant être partiellement automatisées.

• Structurer une routine réutilisable
  • Définir les instructions permanentes de la routine.
  • Identifier les informations variables à fournir lors de chaque exécution.
  • Déterminer la fréquence ou les conditions de réalisation de la tâche.
  • Structurer un résultat constant et facilement exploitable.
  • Distinguer une routine déclenchée manuellement d’une routine planifiée.
  • Prévoir les points nécessitant un contrôle ou une intervention humaine.

• Configurer et tester une routine
  • Choisir le mode de déclenchement adapté à son besoin.
  • Préparer les instructions et les ressources nécessaires à son fonctionnement.
  • Configurer une fréquence et une planification lorsque l’outil le permet.
  • Tester la routine et vérifier les résultats effectivement obtenus.
  • Corriger les consignes et les paramètres en cas de résultat incomplet ou incorrect.
  • Définir une méthode d’exécution manuelle lorsque la planification n’est pas disponible.

• Adapter les routines au quotidien de l’entreprise
  • Préparer un brief quotidien ou hebdomadaire.
  • Réaliser une veille et produire une synthèse périodique.
  • Préparer des relances ou des actions commerciales.
  • Structurer un reporting ou un suivi d’activité.
  • Suivre des actions et des échéances.
  • Analyser régulièrement des retours clients ou des informations métier.

• Protéger les informations professionnelles
  • Identifier les données personnelles, confidentielles ou sensibles.
  • Limiter les informations transmises au strict nécessaire.
  • Anonymiser les données lorsque leur identification n’est pas utile au traitement.
  • Vérifier les ressources accessibles aux assistants et aux outils connectés.
  • Contrôler les autorisations accordées aux connecteurs et limiter les accès aux besoins réels.
  • Appliquer les procédures internes de confidentialité et de protection des informations.

• Intégrer les bonnes pratiques réglementaires
  • Prendre en compte les principes du RGPD dans les usages professionnels de l’IA.
  • Identifier les responsabilités liées aux informations et contenus traités.
  • Comprendre les principaux enjeux de l’AI Act européen applicables aux usages professionnels.
  • Identifier les situations nécessitant une transparence sur l’utilisation de l’IA.

• Maintenir une supervision humaine
  • Identifier les erreurs, approximations, biais ou hallucinations potentielles.
  • Vérifier les informations et contenus produits avant leur utilisation professionnelle.
  • Définir les points de contrôle nécessaires dans les assistants, workflows et routines.
  • Distinguer la consultation d’informations, la génération de contenus et l’exécution d’actions.
  • Prévoir une validation humaine avant tout envoi, publication ou modification sensible.
  • Tester les comportements inattendus et prévoir des corrections adaptées.
  • Conserver une validation humaine pour les décisions et actions sensibles.

Les fonctionnalités avancées, les connexions aux services externes et les possibilités de planification peuvent varier selon les outils, les abonnements et les autorisations disponibles. La formation privilégie des réalisations adaptées à l’environnement technique des participants.